W Pracowni Dokumentacji Teatru tworzone są dwie podstawowe bazy danych – Baza osób i Baza realizacji – zawierające informacje biograficzne, dane dotyczące karier artystycznych, zatrudnień zawodowych i nagród wszystkich osób związanych twórczo z polskimi teatrami dramatycznymi, muzycznymi, lalkowymi i polskim filmem od roku 1991 do chwili obecnej oraz informacje o wszystkich premierach na scenach różnego typu. Dane wcześniejsze są sukcesywnie uzupełnianie, by docelowo w bazach znalazły się wszystkie szczegóły dotyczące życia teatralnego w Polsce. Bazy są ze sobą wewnętrznie połączone, aby można było swobodnie pomiędzy nimi się przemieszczać.

Od kwietnia 2004 roku bazy codziennie są wzbogacane o artykuły i recenzje, które ukazują się w polskiej prasie. Artykuły i Recenzje archiwalne, zdjęcia, programy teatralne, afisze i plakaty pojawiają się stopniowo, jako efekt prowadzonej systematycznie digitalizacji.

Kolejność digitalizacji wyznaczana jest przez użytkowników archiwum IT, którzy mają możliwość zamawiania materiałów archiwalnych w formie elektronicznej. Pod każdą z realizacji znajduje się stosowny formularz. Zamówione materiały są udostępniane w Encyklopedii Teatru Polskiego www.encyklopediateatru.pl.

Odrębny zbiór stanowi Baza multimediów, katalog gromadzonych w mediatece IT zapisów spektakli teatralnych, audycji radiowych, filmów dokumentalnych i innych materiałów audiowizualnych.

Pracownia Dokumentacji Teatru prowadzi również tematyczne archiwa cyfrowe:

Architektura teatralna
Archiwum Teatru Alternatywnego
Ogólnopolski Rejestr Archiwów Artystycznych

oraz Niezbędnik reżysera, zestawienie sztuk teatralnych drukowanych w „Dialogu” od początku ukazywania się pisma według liczby występujących w nich postaci, z podziałem na role męskie i kobiece. Zestawienie jest systematycznie aktualizowane i obejmuje wszystkie dotychczasowe numery „Dialogu”.